Bij een winkel met een kassa sluit de dag. Bij een webshop lopen bestellingen, betalingen, uitbetalingen en retouren door elkaar heen, en dat merkt je boekhouder aan het eind van het kwartaal.
Waarom je omzet nooit gelijk is aan je uitbetaling
Je betaaldienst houdt kosten in en betaalt in batches uit. Daar zitten bovendien terugboekingen en creditnota’s tussen. Wie de uitbetaling als omzet boekt, klopt nooit, en dat uitzoeken kost uren.
- Boek de omzet per bestelling, niet per uitbetaling.
- Boek de kosten van je betaaldienst apart als kosten.
- Zorg dat creditnota’s en terugboekingen ook uit je winkel komen.
- Houd verzendkosten die je doorberekent gescheiden van je productomzet.
Btw-punten die vaak misgaan
- Verzendkosten volgen het tarief van het product en niet automatisch het hoge tarief.
- Verkoop aan consumenten in andere EU-landen kan boven een drempel het tarief van dat land vragen.
- Zakelijke verkoop over de grens vraagt een gecontroleerd btw-nummer.
- Kortingen en bundels moeten evenredig over de tarieven verdeeld worden.
Facturen die kloppen
Elke bestelling hoort een factuur met een doorlopend nummer te krijgen, ook bij particuliere klanten. Laat dat uit je boekhouding of je winkel komen, maar niet uit allebei, anders lopen de nummers door elkaar.
Spreek het één keer af
Zet met je boekhouder op papier welk systeem waarvoor leidend is en hoe vaak er wordt gesynchroniseerd. Een uur overleg vooraf scheelt elk kwartaal dezelfde vragen.